Digitale Kultur

Meine 7 Tipps für Effektivität im Home Office

Meine 7 Tipps für Effektivität im Home Office

Die aktuelle Corona-Pandemie stellt Menschen, Firmen, Länder und insgesamt unsere Gesellschaft als Ganzes vor große Herausforderungen. Viele Länder weltweit haben in den letzten Wochen Einschränkungen für den Alltag erlassen. Neben dem Privatleben haben diese Einschränkungen natürlich auch einen starken Einfluß auf den Arbeitsalltag. Immer mehr Firmen sehen sich aktuell mit Herausforderungen im Bereich Home Office und Teleworking konfrontiert. Wie richte ich mir einen geeigneten Arbeitsplatz ein? Welche Werkzeuge gibt es für effektive Kommunikation im Team? Können die anstehenden Termine virtuell wahrgenommen werden?

Als mittelständisches Unternehmen mit mehreren Standorten und Kunden innerhalb der gesamten DACH-Region, sind meine Kollegen und ich schon seit Jahren eine dezentrale Arbeitsweise mit wechselnden Arbeitsplätzen gewöhnt. Einige Kollegen haben sogar schon Erfahrungen als Digitale-Nomaden gemacht und mit den Kollegen in Deutschland von Coworking Spaces aus in Südost-Asien gearbeitet.

In diesem Artikel wollen wir sieben Top-Tipps und Empfehlungen teilen und so helfen, das beste aus der aktuellen Situation zu machen.

Einen geeigneten Arbeitsplatz einrichten

Für einen vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellten Arbeitsplatz gibt es klare gesetzliche Vorgaben. Diese sind natürlich nicht aus der Luft gegriffen, sondern basieren auf langjährigen medizinischen Studien und sollen die Gesundheit der Arbeitnehmer gewährleisten. Auch wenn bei ihrer Missachtung keine unmittelbaren Effekt bemerkt wird, können sich doch über die Zeit körperliche Beschwerden einstellen. Diese beginnen oft mit Verspannungen, Rücken-, Schulter-, Nacken- oder Kopfschmerzen, entwickeln sich jedoch oft schleichend zu ernsthaften Herz-Kreislauf-Erkrankungen.

Ein richtig eingerichteter Arbeitsplatz schützt die Gesundheit und steigert die Produktivität

Ein richtig eingerichteter Arbeitsplatz schützt die Gesundheit und steigert die Produktivität

Mit diesem Risiko verhält es sich auch nicht anders in den eigenen vier Wänden. Im Sinne der eigenen Gesundheit sollte daher überlegt werden, wie das eigene Zuhause zu einem geeigneten Arbeitsplatz eingerichtet werden kann. Sich kurzerhand mit dem Notebook an den Küchentisch zu setzen, wird langfristig zu gesundheitlichen Beschwerden führen. Informationen wie ein korrekt eingerichteter Arbeitsplatz aussieht, gibt es viele im Internet. Zu empfehlen ist hierzu der Beitrag “Ergonomie am Arbeitsplatz: So wichtig ist das optimale Büro” vom Portal karrierebibel.de.

Auch viele Arbeitgeber reagieren bereits und erlauben ihren Mitarbeitern zum Beispiel Bildschirme und Peripheriegeräte aus dem Büro mit ins Home Office zu nehmen.

Sinnvolle Technologien nutzen

Der Arbeitsplatz ist eingerichtet, aber wie kann man nun mit Kunden und Kollegen effektiv kommunizieren? Für eine funktionierende Arbeit im verteilten Team gehören für uns folgende Services zur Grundausstattung:

  • Gruppenchat für unmittelbare schriftliche Kommunikation – Google Chat, Slack, MS Teams
  • Enterprise Social Network für persistente Benachrichtigung aller Mitarbeiter – Yammer, MS Teams
  • Telefon
  • Videokonferenzen – Skype, Google Meet, GoTo Meeting, MS Teams, Zoom
  • Gemeinsame Aufgabenplanung – Asana, Trello, LeanKit, Jira

Jeder dieser fünf Kategorien hat seine Vor- sowie Nachteile und wird daher in unterschiedlichen Situationen genutzt. In Gruppenchats wie Google Chat oder Slack können kurzfristige Anfragen gestellt werden. Diese Dienste sind meistens für eine unmittelbare schriftliche Kommunikation geeignet. Sie erfordern jedoch auch eine konstante Aufmerksamkeit der Kollegen, damit schnelle Antworten gegeben werden. In dieser Hinsicht sind Enterprise Social Networks wie Yammer auf eher mittel- bis langfristige Kommunikation ausgelegt. Sie werden zur persistenten Bekanntgabe von Informationen im gesamten Unternehmen genutzt. Bei uns werden hier auch Informationen zur aktuellen Lage hinsichtlich der Corona-Pandemie veröffentlicht.

Zur Durchführung von virtuellen Terminen mit Kunden und Kollegen, eignen sich in erster Linie ein Telefon oder Videokonferenz-Werkzeuge wie Skype, Google Meet oder MS Teams. Gerade bei Arbeitstreffen in größeren Gruppen hat die Übertragung eines Videos große Vorteile. Oft hilft es einfach das Gegenüber, wenn auch nur virtuell, zu sehen. Hierfür sind eine gute Kamera und ein geeignetes Headset mit Mikrofon natürlich die Voraussetzungen.

duesentrieb Camp mal virtuell

duesentrieb Camp mal virtuell

Zuletzt wird noch ein zentraler Bereich benötigt, wo Kollegen und Teams ihre Aufgaben transparent verwalten. Im normalen Büroalltag treffen sich Kollegen häufig und tauschen sich über aktuelle Aufgaben, Herausforderungen und benötigte Zuarbeiten aus. Sitzt nun jeder im Home Office, fehlt dieser konstante Austausch. Die Informationen lassen sich durch Werkzeuge wie Asana oder Trello transparent machen. Aufgaben werden hier gesammelt und innerhalb des gemeinsamen Prozesses bearbeitet.

Regelmäßige Pausen einlegen

Ähnlich wie mit den Anforderungen an einen Arbeitsplatz, verhält es sich mit der gesetzlichen Regelung zu Pausen. Diese Pausen gilt es sinnvoll zu nutzen. In der aktuellen Situation fehlt häufig Bewegung und frische Luft. Unsere Empfehlung ist daher, die Zeiten zu nutzen um einmal aufzustehen, sich ein wenig zu bewegen und den Arbeitsraum zu lüften. Die Zeit kann gut für eine entspannten Tasse Kaffee oder Tee genutzt werden. Auch einfach mal kurz auf den Balkon, die Terrasse zu gehen oder einen kurzen Spaziergang mit dem Vierbeiner kann Wunder wirken. Demjenigen, der sich etwas verspannt fühlt, legen wir ein paar Leibesübungen ans Herz. Meine Kollegin Nina Glaser hat hier eine tolle Sammlung erstellt: esentri_Fit-am-Arbeitsplatz

Und zuletzt für die Mitmenschen, die nach völliger Produktivität streben, ist vielleicht die Pomodoro-Methode etwas. Bei dieser Methode wird in klar definierten Intervallen gearbeitet, um die eigene Konzentration und Produktivität zu steigern. Eine gute Beschreibung dazu findet man hier: Pomodoro Technik: Produktiver arbeiten in Intervallen

Kontakt mit Kollegen halten

Was im Home Office definitiv zu kurz kommt, ist der spontane Kontakt mit den Kollegen. Es gibt keine Möglichkeit mehr sich auf einen Kaffee zu treffen, sich über das Wochenende beim Mittagessen oder eben auch die aktuelle Situation formlos auszutauschen. Zum Glück gibt es hier verschiedenste Optionen, um Räume für den Kontakt zu schaffen. Dailies und Weeklies sind hier nur eine Option. Teamleiter können ihren Kollegen regelmäßige 15 Minuten Telefonate anbieten. Schon vor der aktuellen Situation haben wir diese Methode bei esentri genutzt. In diesen 15 Minuten lässt sich die Gemütslage der Kollegen feststellen und der Kontakt bleibt bestehen. Ein anderes Format, das wir eingeführt haben, ist das wir jeden Mittag zu einer Videokonferenz einladen, in die sich jeder Kollege einwählen kann. Hier ist es möglich gemeinsam virtuell Mittag zu essen und die üblichen Lunchgespräche fortzuführen. Teilweise wurden wir von Kollegen sogar auf Hundespaziergänge mitgenommen 😉

Austausch mit Kollegen pflegen - Beispielsweise im Chat

Austausch mit Kollegen pflegen – Beispielsweise im Chat

Transparente Aufgabenplanung im Team leben

Wie im oberen Abschnitt erwähnt, sind Dienste wie Trello, Asana oder Jira für uns das Rückgrat unserer täglichen Arbeit. Sie ermöglichen Transparenz über die anstehenden Aufgaben und wer gerade woran arbeitet. Darüber hinaus haben sie allerdings noch mehr Funktionen, die gerade in der virtuellen Arbeit genutzt werden können.

Ein wichtiger Bestandteil unserer täglichen Arbeit mit diesen Werkzeugen ist die konstante und zeitnahe Aktualisierung des Aufgabenstatus. So kann das gesamte Team auf einen Blick erkennen, wie der aktuelle Fortschritt ist, wer Hilfe benötigt und was der nächste Schritt ist. Auch die Kommentarfunktion sollte häufig genutzt werden, um aktuelle Stände zu dokumentieren oder Diskussionen zur Klärung bestimmter Aspekte zu starten.

Generell kann es auch sein, dass die im Büro etablierten Prozesse zur Abarbeitung von Aufgaben sich nicht eins zu eins auf ein verteiltes Team übertragen lassen. Daher ist es ratsam, regelmäßige Check-In Meetings vor dem Board zu machen und den dargestellten Kanban-Flow zu optimieren.

Verfügbarkeiten abklären

Innerhalb eines Teams ist es sinnvoll die generellen Verfügbarkeiten abzuklären. Neben dem persönlichen Tagesrhythmus der Teammitglieder, spielen auch verstärkt Themen wie Kinderbetreuung, Haushalt oder die Unterstützung für Hilfsbedürftige eine Rolle.

Generell sollte sich ein Team über die aktuelle Situation unterhalten und jeder seine Verfügbarkeit mitteilen. Vereinzelt wurden bei uns unter Kollegen und bei Projekten auch “Kernarbeitszeiten” vereinbart, da sich der persönliche Tagesrhythmus im Home Office doch stark von Person zu Person unterscheiden.

Tagesrhythmus und Rituale pflegen

Auch vor der Corona-Pandemie habe ich des öfteren mit Freunden und Familie Unterhaltungen über die Möglichkeit von Home Office geführt. Viele wünschten sich diese Option, da es Zeit spare, den Alltag flexibler gestaltet und es eine effektiveren Arbeitsfluss ohne Ablenkung ermöglicht. In diesen Tagen führe ich eher die Diskussionen, dass sich viele mit Home Office sehr schwer tun. Viele fühlen sich träge, die Produktivität bricht ein und irgendwie nutzen wir jede Möglichkeit der Ablenkung.

Nach meiner Erfahrung ist ein häufiger Fehler, den viele machen, jeglichen Tagesrhythmus und alle Rituale über Bord zu werfen. Wenn ich ohnehin von daheim arbeite, wieso dann den Aufwand im Bad betreiben als ob man aus dem Haus gehen würde? Wieso zeitig zu Bett gehen und den Wecker auf eine bestimmte Uhrzeit einstellen?

Der Mensch ist jedoch ein Gewohnheitstier. Wir alle pflegen bestimmte Rituale, die uns helfen Kontextwechsel zu vollziehen und unterschiedliche Verhaltensweisen an den Tag zu legen. Schmeisst man all dies einfach so über Bord, fehlt dem Körper das Signal “nun fängt die Arbeit an”. Wir fühlen uns teilweise wie an einem ereignislosen Sonntag. Daher die klare Empfehlung: weiterhin Rituale leben!

Home Office – Herausforderung und Chance

Mit diesen Tipps fahren wir in der aktuellen Situation sehr gut und auch euch sollte die Arbeit im Home Office so leichter von der Hand gehen. Wer noch mehr Interesse an effektiver Arbeit in verteilten Teams hat, lege ich gerne unser Training dazu ans Herz. Hier gehen wir noch einmal intensiver auf die Dynamiken des verteilten Arbeiten ein. Außerdem zeigen wir aus unseren Erfahrungen, welche Methoden und Werkzeuge helfen. Wir haben schon einigen unserer Kunden bei der verteilten Arbeit geholfen. Bei Interesse, ist es natürlich auch möglich das Training virtuell abzuhalten 😉

Training: Effektives Arbeiten in dezentralen Teams

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