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Automatisierung von Geschäftsprozessen

Wir sehen die Automatisierung von Geschäftsprozessen als einen zentralen Bestandteil der fortschreitenden Digitalisierung. Durch die Automatisierung können Kosten bei der Durchführung repetitiver Aufgaben eingespart werden. Die freiwerdenden Ressourcen können an anderer Stelle gewinnbringend in Wachstumsfelder investiert und so die eigene Position am Markt gestärkt werden. Die Automatisierung von Geschäftsprozessen bietet damit großes Potential für Unternehmen, weshalb bei der Umsetzung einer entsprechenden Strategie auch einige Dinge beachtet werden müssen.

Relevante Bereiche für Ihre Prozessautomatisierung

Bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen stehen drei relevante Bereiche im Mittelpunkt, deren Kombination für den Erfolg entscheidend sind: 

  • Business Strategie
  • Technik und Architektur
  • Zusammenarbeit und Methodik

Entscheidungen in einem der drei Bereiche haben immer auch Auswirkungen in die anderen Bereichen. Nur mit einer abgestimmten Strategie ist es möglich, die definierten Ziele zu erreichen.

Relevante Bereiche

Relevante Bereiche

Bereich 1: Business Strategie

Für die gezielte Automatisierung von Geschäftsprozessen muss eine klare Business Strategie definiert sein. Nur wenn die Ziele der Prozessautomatisierung abgestimmt und transparent sind, können sie als Leitplanken für die Prozessentwicklung und folgende Optimierung herangezogen werden. Kosteneinsparungen, Transparenz in den eigenen Geschäftsprozessen oder Verbesserungen im Mitarbeiter- oder Kundenerlebnis sind dabei nur einige Beispiele.

Neben den Zielen der Prozessautomatisierung müssen außerdem noch einige Rahmenbedingungen geklärt werden. Wer ist für die Geschäftsprozesse verantwortlich und kann Entscheidungen treffen? Wie sehen Entscheidungsprozesse aus und welche rechtlichen Rahmenbedingungen gibt es in der jeweiligen Branche zu beachten?

Auch die Auswahl geeigneter Prozesse für eine erste Automatisierung birgt Tücken. Wichtig ist Prozesse zu automatisieren, die einen spürbaren Effekt erzeugen. Der erste Prozess darf weder das Unternehmen gefährden, noch völlig irrelevant sein, damit intern und bei Kunden eine erster „Leuchtturm-Effekt“ erzeugt wird.

“In der Vergangenheit war das Thema Business Process Management (BPM) eine sehr schwergewichtige Entscheidung, sowohl im Sinne der Auswirkungen als auch der Investition für eine Umsetzung. Als Resultat sind viele Einführungen gescheitert, oder haben zu starren und schwergewichtigen Implementierungen geführt. Wir distanzieren uns bewusst von dem klassischen BPM-Ansatz und stützen unser Vorgehen auf agilen Methoden und modernen technischen Lösungen. So erreichen wir einen leichtgewichtigen Start der Transformation und schnelle erste Ergebnisse.” – Carsten Wiesbaum, Senior Consultant

Bereich 2: Technik & Architektur: Process first, Architecture Second

Das Finden und Entwerfen einer geeignet Architektur für automatisierte Prozesse ist oftmals ein langwieriger Prozess. Jedes Projekt ist einzigartig und es gibt nicht immer den einen, richtigen Weg.

Grundsätzlich gilt beim Entwurf einer Prozessarchitektur immer: Die Architektur soll den Geschäftsprozessen dienen, nicht umgekehrt. Seine Prozesse zu kennen, erleichtert einem das Finden der korrekten Architektur.

Grob, lassen sich Architekturen für automatisierte Prozesse in drei übergeordnete Kategorien einordnen. 

  • Monolithische Architektur – Eine zentrale Process Engine als eigenständige Komponente
  • Embedded Process Engine – Die Process Engine integriert als Komponente in der eigenen Anwendung
  • Isolierte Prozessapplikationen – Spezialisierte Prozessapplikationen innerhalb von Microservice-Architekturen

Die technischen Parameter, zur Findung einer geeigneten Architektur sind vielschichtig. Zu beachten ist dabei sowohl die Ist-Situation der Systemlandschaft,  Peripher-Systeme, CI/CD Prozesse und vorhandenes Know-How in den Architekturen und Technologien, aber auch Aspekte wie Verfügbarkeit und Performance.

“Viel wichtiger als technische Details – und aus meiner Sicht die tatsächliche Herausforderung bei Prozess-Architekturen – ist die Frage nach der Wertschöpfungskette. Das Verständ über den Prozess und die Rolle des Prozesses für die Stakeholder, gibt viel Aufschluss darüber, welche Architekturen und Technologien am besten geeignet sind. Eine enge Zusammenarbeit zwischen IT, Prozess-Designern und Endanwendern ist notwendig, um ein vollkommenes Verständnis zu erlangen. Nur so ist es möglich die passende Prozessarchitektur zu finden!” – Matthias Schnell, Senior Software Engineer

Bereich 3: Zusammenarbeit & Methodik

Auch die Zusammenarbeit zwischen Fachbereichen und Entwicklern, sowie die genutzte Methodik hat eine Auswirkung auf die Prozessautomatisierung. Generell sind hier drei grobe Vorgehen zu nennen:

  • Upfront Design – Es wird versucht, Geschäftsprozesse in Gänze zu definieren und erst dann technisch zu automatisieren
  • Collaborative – Geschäftsprozesse werden iterativ in kurzen Sprintzyklen entwickelt. Fachbereiche und Entwicklung arbeiten gemeinsam an Modellen und in gemischten Teams
  • Evolutionary – Es gibt keine vorherige Design Phase. Die Anforderungen werden in Form von Use Cases oder User Stories beschrieben und das Prozessdesign während kurzer Iterationen gemeinsam durch Fachbereich und Entwickler erschlossen

Jede dieser Optionen ist möglich und kann sinnvoll sein. Wir favorisieren in dieser Hinsicht klar die Varianten Collaborative- und Evolutionary-Design. Nach unserer Erfahrung werden so performantere Teams entwickelt und die Ergebnisse der Automatisierung sind oftmals näher an der täglichen Prozess-Praxis.

Meine Aufgabe als Coach ist es, den Willen zur Zusammenarbeit nicht nur zu präsentieren, sondern diesen aktiv zu fördern. Ich erkenne Potentiale und Herausforderungen in Teams und helfe dabei,  alle Stolpersteine gemeinsam und lösungsorientiert zu bewältigen! Gerade in der Automatisierung von Geschäftsprozessen ist dies von hoher Bedeutung, da bereits zu Beginn eine Grundlage für optimale und optimierte Prozesse geschaffen werden muss, da am Ende die Prozesse reibungslos ablaufen müssen.” – Nina Glaser, Agile Coach

Geschäftsprozessautomatisierung in 3 Phasen

Aus unserer Erfahrung und erfolgreichen Projekten verspricht die Betrachtung aller drei Bereiche den Erfolg eines Programms zur Automatisierung der Geschäftsprozesse. Wir begleiten Unternehmen dabei durch drei definierte Phasen mit klarem Zeithorizont:

  • Phase 1 – Vorbereitung und POC
  • Phase 2 – Umsetzung und Enablement
  • Phase 3 – Selbständigkeit und Skalierung
ese > Transform

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Innerhalb der ersten Phase, welche für gewöhnlich ein bis drei Monate dauert, wird für  alle drei Phasen grob der Zeithorizont und die Ziele definiert. Dies geschieht in erster Linie innerhalb moderierter Workshops und über Job Watchings. Auch die Umsetzung von methodischen oder technischen PoCs findet innerhalb dieser Phase statt. In den letzten zehn Tagen der Phase werden alle am Programm beteiligten Personen auf Basis der definierten Rahmenbedingungen gezielt geschult. Wurde als Zusammenarbeitsmodell eine kollaborative oder evolutionäre Variante gewählt, wird innerhalb dieser zehn Tage ebenfalls intensiv am Backlog und ersten Prozess- Designs für die kommende Umsetzung gearbeitet. Anschließend endet die erste Phase mit einer gemeinsamen Kick-Off Veranstaltung und dem Start der Automatisierung.

Die zweite Phase begleitet den Aufbau und die Etablierung neuer Methoden, Zusammenarbeitsmodelle und Technologien. Sowohl technisch wie auch methodisch begleiten wir die Mitarbeiter eines Unternehmens. Dabei hat sich die Unterstützung durch einen Senior Consultant, einen Agile Coach und einen Senior Software Engineer bewährt. Sie helfen alte Denkmuster zu verlassen und ein neues Vorgehen anzunehmen. Nimmt man eine Sprintlänge von zwei Wochen als Basis, stehen für gewöhnlich die ersten lauffähigen Prozesse nach zwei Sprints zur Verfügung. Diese intensive Form der Begleitung dauert in der Regel 6 bis 9 Monate.

Innerhalb der dritten und letzten Phase werden Mitarbeiter und Unternehmen auf die Selbstständigkeit vorbereitet. Mit genügend Vorlaufzeit werden innerhalb einer Retrospektive aktuelle Herausforderungen gemeinsam identifiziert. Diese werden während eines definierten Zeitraums im Team gelöst. Im Ergebnis endet dann die enge Betreuung des Unternehmens. Die etablierten Prozesse ermöglichen es dem Unternehmen von nun an autonom ihre Geschäftsprozessautomatisierung voranzutreiben und stetig zu verbessern.