Für Vertragspartner und deren Mitarbeiter

Die esentri AG informiert ihre Vertragspartner und deren Mitarbeiter hiermit gemäß ihrer Pflicht nach Art. 13 DS-GVO über die Verarbeitung personenbezogener Daten.

Informationen nach Art. 13 Abs. 1 DS-GVO
1.1 Kontaktdaten des Verantwortlichen und des Datenschutzbeauftragten

Verantwortlicher gemäß Art. 4 Nr. 7 DS-GVO für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist:

esentri AG
Pforzheimer Str. 132
76275 Ettlingen
Vorstand: Robert Szilinski, Frank Szilinski

Telefon: 07243-354900
Telefax: 07243-3549099
E-Mail: info@esentri.com

Die esentri AG hat einen externen Datenschutzbeauftragten bestellt. Dieser ist unter der E-Mail-Adresse datenschutz@m-consecom.de erreichbar.

1.2 Zweck und Rechtsgrundlage der Verarbeitung personenbezogener Daten

Die personenbezogenen Daten der Vertragspartner und deren Mitarbeiter werden zu folgenden Zwecken verarbeitet:

Anbahnung und Abschluss von Verträgen über Software und verschiedene Dienstleistungen
Kommunikation im Rahmen der Abwicklung von Verträgen
Rechnungsstellung und Zahlungsabwicklung
Direktwerbung
Die Zulässigkeit der Verarbeitung richtet sich nach Art. 6 Abs. 1 b) DS-GVO, wonach die Verarbeitung zulässig ist, wenn sie für die Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, die auf Anfrage der betroffenen Person erfolgen.

Die Zulässigkeit der Verarbeitung richtet sich ferner nach Art. 6 Abs. 1 f) DS-GVO, wonach die Verarbeitung zulässig ist, wenn sie zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten erforderlich ist und sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person überwiegen, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern. Das berechtigte Interesse der esentri AG besteht in der Anbahnung und dem Abschluss von Verträgen, der Kommunikation im Rahmen der Abwicklung von Verträgen und in der Direktwerbung. Weitere berechtigte Interessen liegen in der elektronischen und effizienteren Datenverarbeitung und der Optimierung der stattfindenden Arbeitsabläufe insgesamt.

Die Zulässigkeit der Verarbeitung kann sich in Einzelfällen nach Art. 6 Abs. 1 a) DS-GVO richten, wonach die Verarbeitung zulässig ist, wenn die Vertragspartner und deren Mitarbeiter ihre Einwilligung zu der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten für einen oder mehrere bestimmte Zwecke gegeben haben.

1.3 Empfänger oder Kategorien von Empfängern personenbezogenen Daten

Abteilungen und interne Stellen, die an der Ausführung der jeweiligen Geschäftsprozesse beteiligt sind (z.B. Vertrieb, Support, Entwicklung)
Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DS-GVO
Dienstleister (z.B. Versanddienstleister, Rechtsberater, Steuerberater)
1.4 Übermittlung in Drittland

Die esentri AG beabsichtigt, die Daten an ein Drittland außerhalb der EU oder des EWR zu übermitteln.

Geeignete Garantie für Datenschutz- und Datensicherheit:

Ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission liegt nicht vor.
Standard Contractual Clauses Hub Spot https://legal.hubspot.com/dpa
Standardvertragsklauseln Microsoft https://www.microsoft.com/de-de/trustcenter/Compliance/EU-Model-Clauses
Privacy Shield Amazon Webservice https://aws.amazon.com/de/compliance/eu-us-privacy-shield-faq/
Standard Contractual Clauses Google https://cloud.google.com/terms/eu-model-contract-clause
Informationen nach Art. 13 Abs. 2 DS-GVO
2.1 Dauer oder Kriterien für die Dauer der Speicherung

Die erstmalige Speicherung der Daten der Vertragspartner und deren Mitarbeiter erfolgt mit Eingang der Bewerbung. Die Dauer der Speicherung richtet sich in erster Linie nach den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten sowie nach dem berechtigten Interesse der esentri AG an einer weiteren Aufbewahrung. Die Daten der Vertragspartner und deren Mitarbeiter werden grundsätzlich wie folgt aufbewahrt:

Steuerrechtlich relevante Unterlagen werden 6 Jahre aufbewahrt (Aufbewahrungspflicht gemäß § 147 AO, § 41 EStG)
Buchungsbelege werden 10 Jahre aufbewahrt (Aufbewahrungspflicht nach § 147 AO)
Unterlagen zur Abwehr von deliktischen Ansprüchen werden 30 Jahre aufbewahrt
Daten zu Zwecken der Auswertung und des Direktmarketings werden so lange aufbewahrt, wie die esentri AG ein berechtigtes Interesse hieran hat; es werden in jedem Fall nur diejenigen Daten aufbewahrt, die für die Erreichung dieser Zwecke benötigt werden; falls möglich, werden personenbezogene Daten pseudonymisiert
Eine längere Aufbewahrung kann sich im Einzelfall ergeben, wenn dieesentri AG hieran ein berechtigtes Interesse hat und keine schutzwürdigen Interessen der Vertragspartner und deren Mitarbeiter entgegenstehen. Das ist insbesondere der Fall, wenn die esentri AG aufgrund bestehender gesetzlicher Aufbewahrungspflichten elektronische Dokumente wie z.B. E-Mails, die personenbezogene Daten der Vertragspartner und deren Mitarbeiter enthalten, nicht aus dem zentralen E-Mail-Archiv löschen kann, ohne hierbei die Einhaltung der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) zu verletzen.

2.2 Betroffenenrechte

Den Vertragspartnern und deren Mitarbeitern stehen folgende Rechte zu:

Auskunft (Art. 15 DS-GVO)

Die esentri AG erteilt den Vertragspartnern und deren Mitarbeitern auf Antrag Auskunft darüber, ob sie deren betreffende Daten verarbeitet. Die esentri AG bemüht sich, Anfragen auf Auskunft zügig zu bearbeiten.

Berichtigung unzutreffender Daten (Art. 16 DS-GVO)

Die Vertragspartner und deren Mitarbeiter haben das Recht, von der esentri AG unverzüglich die Berichtigung ihn betreffender unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen.

Löschung (Art. 17 DS-GVO)

Die Vertragspartner und deren Mitarbeiter haben Recht, von der esentri AG zu verlangen, dass sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden und die esentri AG ist verpflichtet, personenbezogene Daten unverzüglich zu löschen, sofern einer der in Art. 17 Abs. 1 a)-f) DS-GVO genannten Gründe zutrifft.

Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO)

Die Vertragspartner und deren Mitarbeiter haben das Recht, von der esentri AG die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn eine der Voraussetzungen des Art. 18 Abs. 1 a)-d) DS-GVO gegeben ist.

Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO)

Die Vertragspartner und deren Mitarbeiter haben das Recht, die sie betreffenden personenbezogenen Daten, die sie der esentri AG bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und sie haben das Recht, diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch die esentri AG zu übermitteln, sofern die Verarbeitung auf einer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 a) DS-GVO oder Art. 9 Abs. 2 a) DS-GVO oder auf einem Vertrag gemäß Art. 6 Abs. 1 b) DS-GVO beruht und die Verarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt.

Widerspruch gegen unzumutbare Datenverarbeitung (Art. 21 DS-GVO)

Die Vertragspartner und deren Mitarbeiter haben das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Ab. 1 e) oder f) DS-GVO erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling. Die esentri AG verarbeitet personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, sie kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die die Interessen, Rechte und Freiheiten der Vertragspartner und deren Mitarbeiter überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Die Vertragspartner und deren Mitarbeiter haben das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die sie betreffende Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten, die zu wissenschaftlichen oder historischen Forschungszwecken oder zu statistischen Zwecken gemäß Art. 89 Abs. 1 DS-GVO erfolgt, Widerspruch einzulegen, es sei denn, die Verarbeitung ist zur Erfüllung einer im öffentlichen Interesse liegenden Aufgabe erforderlich.

2.3 Widerruflichkeit der Einwilligung

Eine etwa erteilte Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten kann jederzeit widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung auf Grundlage der Einwilligung bis zum Widerruf bleibt unberührt.

2.4 Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Die Vertragspartner und deren Mitarbeiter haben ein Beschwerderecht über rechtswidrige Datenverarbeitung gemäß Art. 77 Abs. 1 DS-GVO bei der zuständigen Aufsichtsbehörde.

2.5 Verpflichtung oder Obliegenheit zur Bereitstellung der Daten

Die Bereitstellung der personenbezogenen Daten der Vertragspartner ist für den Abschluss eines Vertrags mit der esentri AG erforderlich. Die Nichtbereitstellung hat zur Folge, dass kein Vertrag zustande kommen und durchgeführt werden kann. Dies bezieht sich auf Verarbeitungen, die auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 b) DS-GVO erfolgen.

Die Bereitstellung der personenbezogenen Daten der Mitarbeiter der Vertragspartner ist für den Abschluss eines Vertrags mit dem Vertragspartner erforderlich. Die Mitarbeiter des Vertragspartners haben in Bezug auf die im Rahmen des Abschlusses eines Vertrags mit der esentri AG verarbeiteten Daten eine Obliegenheit, die Verarbeitung durch die esentri AG zu ermöglichen. Diese ergibt sich aus dem Beschäftigtenverhältnis mit dem Vertragspartner. Dies bezieht sich auf Verarbeitungen, die auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 f) DS-GVO erfolgen.

In Bezug auf Direktwerbung besteht bei den Vertragspartner und deren Mitarbeitern keine Pflicht zur Bereitstellung von personenbezogenen Daten.

2.6 Automatisierte Entscheidungsfindung und Profiling

Automatisierte Entscheidungsfindungen und Profiling finden nicht statt.