Einfach aber auch gefährlich - Prozesse mit Excel und Co.

Bevor ich mich einigen konkreten Beispielen widme, möchte ich mich für die zahlreichen Zuschriften zum letzten Blog Eintrag bedanken. Ganz offensichtlich haben wir mit dieser Serie ins Schwarze getroffen und adressieren ein Problem, über das öffentlich nicht gerne gesprochen wird. Demnach gab es auch keine öffentlichen Kommentare, sondern ich wurde über XING und per Email von Personen aus meinem Netzwerk angeschrieben, die mir zum Teil absurdeste Situationen geschildert haben. Vielen Dank dafür - natürlich werde ich von den konkreten Fällen abstrahieren und versuchen auf die grundsätzliche Problematik einzugehen.

Das Wunderprodukt Excel

Im ersten Beitrag bin ich bereits auf das grundlegende Problem vieler Fachbereiche eingegangen. Schnell muss man heute auch kritische Prozesse anpassen können, Auswertungen für das Management vorbereiten oder einfach auch nur mal schnell ein bisschen was rechnen. Typischerweise hat jede Firma für viele dieser Fragestellungen genau eine Antwort: Microsoft Excel. Ich behaupte, dass Excel die vielleicht beste Software ist, die Microsoft je produziert hat: es ist einfach und mächtig - kaum eine Fragestellung lässt sich nicht mal schnell mit Excel lösen. Gerade in den Fachbereichen ist es äußerst beliebt, da mit vertretbarem Aufwand in kürzester Zeit Ergebnisse erzielt werden können. Wo ist also das Problem? Die meisten Personen mit denen man spricht, sehen darin keine Nachteile - ganz im Gegenteil. Dabei wird übersehen, wie kritisch der Einsatz von Excel sein kann und dass Unternehmen mit solchen Lösungen Millionen leichtfertig aufs Spiel setzen. Ich möchte das im folgenden anhand einer Beispiele aus der Praxis aufzeigen.

1. Beispiel - Excel als Datenbank

Nehmen wir an, wir befinden uns in einem Projekt und jemand schlägt vor die offenen Aufgaben zu erfassen. Was machen wir am einfachsten? Richtig - wir erstellen schnell mal ein Excel mit den "OPs" oder "Open Issues". Das geht schnell von der Hand, jeder kann sortieren und filtern und danach legen wir die Datei auf dem Netzlaufwerk ab - oder besser noch: verschicken sie an alle Beteiligten mit der Bitte um Ergänzung. Wenn dann alle fertig sind, dann führen wir die Infos wieder zusammen - geht ja schnell!

Was glauben Sie, wie viele Stunden in Unternehmen jährlich zugebracht werden Excel Dateien inhaltlich wieder zusammenzuführen oder Ergebnisse zu korrigieren? Ich fände das Ergebnis mal interessant und bin überzeugt, dass der wirtschaftliche Schaden enorm ist! So schnell das Erstellen geht, so mühsam ist nachher nämlich die Pflege der Daten, denn es gibt ein zentrales Problem bei Excel: es kann vervielfältigt werden und ist nicht zentral wie eine richtige Datenbank verfügbar. Zumindest nicht, wie man in der IT eine Datenbank verstehen würde. Nicht selten habe ich dennoch von Fachbereichen schon gehört, dass man noch andere "Adressdatenbanken" hätte oder Datenbanken mit den Vertriebsaktionen. Auf konkrete Nachfrage stellte sich dann heraus, dass es sich um Excel Dateien handelte, die im Unternehmen in unterschiedlichsten Versionen im Umlauf sind. Prima! Und wer weiß, wo der aktuellste vollständige Stand ist? Wie lassen sich diese Daten in den aktuellen Prozessen optimiert verwenden? Ach so....klar, man trägt sie manuell von Hand nach...und die Leute kommunizieren ja untereinander.

Dass das nicht immer klappt, zeigt ein Beispiel, wo ERP Planungsdaten durch die halbe Welt per Excel verschickt werden. Da die Daten jedoch nicht zentral in einer richtigen Datenbank verfügbar waren, hat das Management auf Grund offensichtlich falscher Zahlen Fehlentscheidungen im zweistelligen Millionenbereich getroffen, denn in der Zwischenzeit wurden weitreichende Investitionsentscheidungen an anderer Stelle getroffen, die sich nicht in den Excel Zahlen widerspiegelten.

Ein besonders krasser Fall wurde mir von einer Management Beratung berichtet, die ihrem Kunden sogar ernsthaft vorgeschlagen hat aus Kostengründen das Data Warehouse durch eine Excel Datei abzulösen!

Excel ist keine Datenbank! Daten in Excel sind isoliert und können nicht in Unternehmensprozessen verwendet werden. Gerade für geschäftskritische Daten ist Excel keine Lösung und eine richtige Datenbank (mit Transaktionen und Datenmodell, von der IT gewartet) ist in jedem Fall vorzuziehen. Eigentlich dachte ich, dass man diese Diskussion heute nicht mehr führen müsste. Der allgemeine Kostendruck treibt aber auch hier kuriose Blüten. Mein Rat daher: wenn Sie sparen wollen, rechnen Sie auch diese Effekte mit in Ihre Kalkulation ein und seien Sie realistisch!

2. Beispiel - Excel als Integrationsplattform

Wie oft haben Entwickler das schon gehört: "Gibt es in der Maske auch einen Excel Export?". Haben Sie sich schon mal gefragt, warum eigentlich jeder einen Excel Export von Daten benötigt? Was passiert eigentlich im Nachgang mit diesen Daten? Wer sorgt dafür, dass nur berechtigte Personen Zugang zu den Daten bekommen und wie wird sichergestellt, dass sensible Daten nicht versehentlich in falsche Hände geraten? Unternehmen geben Millionenbeträge für Sicherheitsmaßnahmen und Datenbanklizenzen aus und am Ende des Tages werden Excel Dateien exportiert. Ist das wirklich nötig?

Ja, sagen vor allem viele Fachbereiche - es sollen auch eigene Auswertungen möglich sein. Bereitwillig und mit Druck der Vorgesetzten werden in der Folge sowohl Excel Export als auch Excel Import Schnittstellen mittels csv Format von der IT entwickelt. Tatsächlich werden aber nicht nur eigene Auswertungen gemacht, bei denen sich ohnehin die Frage stellt, was mit den Ergebnissen häufig passiert und welche Aktionen abgeleitet werden. Nein - die Dateien werden auch zur Integration in andere IT-Systeme verwendet. csv-Dateien sind die XML Dateien der Fachbereiche. Hier ein csv exportieren, dort ein csv importieren. Daten miteinander mischen, verbinden und integrieren und dann irgendwann irgendwo wieder einspielen. Ich überspitze die Situation ganz bewusst, um die Probleme dieses Verfahrens zu verdeutlichen. Auch hier stellt sich die Frage der Datenintegrität. Wer stellt eigentlich sicher, dass derart zusammengestellte Datenmengen auch inhaltlich korrekt sind. Wie wird sichergestellt, dass wichtige Felder korrekt ausgefüllt sind und den bisherigen Regeln entsprechen. Die Antwort: keiner! Man verlässt sich auf die gut ausgebildeten Mitarbeiter. Ich glaube nicht, dass man an dieser Stelle erklären muss, welcher Schaden dadurch entstehen kann. Neben Problemen mit der Datenqualität wird nämlich auch prozessual verschleiert, in welchem Unternehmensteil welche Daten für welchen Zweck eigentlich verwendet werden. In Zeiten von Governance, Risk und Compliance sehr spannende Fragen, die auf dem Papier häufig für viel Geld von Externen beantwortet wurden - intern die Prozesse aber oft anders gelebt werden.

3. Beispiel - Excel für die Geschäftslogik

Neben der Datenhaltung und dem Datenaustausch wird Excel auch für "einfache Berechnungen" verwendet. So lassen sich natürlich schnell mal die Überstunden pro Mitarbeiter aufsummieren oder die Ein- und Ausgaben berechnen.Natürlich lassen sich nicht für alle Anwendungsfälle gleich aufwendige IT-Lösungen implementieren, das wäre oft in der Tat zu teuer und der Mehrwert zum Teil beschränkt. Auch wir bei esentri haben ein paar dieser einfachen Berechnungen mit Excel gelöst und fahren gut damit.

Kritisch wird das Ganze aber, wenn geschäftskritische Geschäftslogik mit Excel abgebildet wird. Stellen Sie sich folgende Situation vor, die wir schon live erlebt haben: ein Unternehmen hat sein Pricing (das wirklich komplex ist) auf Basis einer Excel Datei definiert. Alle Geschäftsregeln und die Formeln waren dort enthalten - allerdings ohne eine exakte Prüfung der Ein- und Ausgabeparameter. Unter uns: würden Sie jedem Mitarbeiter zutrauen, dass das Preiskalkulationsblatt korrekt ausgefüllt wird, auch wenn es keine Fehlerprüfungen gibt? Was passiert eigentlich, wenn sich Geschäftsregeln ändern oder von heute auf morgen ein neues Rabattprogramm eingeführt wird. Wer testet eigentlich die Änderungen im Excel - wer gibt sie frei? Wie wird sichergestellt, dass niemand mit einen veralteten Version arbeitet? Wie kann die durchschnittliche Marge ausgewertet werden, wenn die Daten nur in Excel vorhanden sind? Und wie kann kontrolliert werden, dass Daten nicht im Nachgang manipuliert oder im Rahmen der Weitergabe in andere Abteilungen verändert werden?

Für all diese Fragen gibt es nur eine Antwort - gar nicht! Das ist organisatorisch nicht realistisch möglich und Firmen haben eigentlich auch erkannt, wie hoch das Risiko der Arbeit mit Excel ist. Nicht umsonst ist diese Art und Weise der Arbeit in vielen Konzernen zumindest auf dem Papier verboten. Die Realität sieht freilich anders aus!

Fazit - keine Erhöhung der "technischen Schulden" durch Excel

Excel ist eine Wunderwaffe für den Geschäftsalltag und insbesondere Fachbereiche nutzen das Tool mangels Alternativen zurecht. Dabei wird jedoch häufig übersehen, welche Optimierungspotentiale durch "quick and dirty" Excel Lösungen für das gesamte Unternehmen verspielt werden und welche Risiken bereitwillig eingegangen werden. Ich appelliere an dieser Stelle insbesondere an alle Verantwortlichen ihre Prozesse nochmals kritisch unter die Lupe zu nehmen und sich auch offensiv mit den negativen Folgen von Excel zu beschäftigen. Ich weiß, dass in der heutigen Zeit oft schnelle Lösungen gefordert werden - erhöhen Sie jedoch nicht Ihre technischen Schulden dadurch, dass Sie weitere Insellösungen aufbauen und mit Excel nur kurzfristige, aber keine langfristigen guten Lösungen fördern.

Optimale Prozesse erfordern Weitblick und eine gute Strategie, in die auch die IT eingebunden wird. In den nächsten Blog Einträgen zeigen wir Ihnen die Alternativen zu den geschilderten Problemen auf und freuen uns bis dahin auf Ihre Anmerkungen!

Veröffentlicht von Robert Szilinski am 24. September 2011 in Business Processes, Chefetage, SOA Permalink

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