So erschreckend die Erkenntnis im ersten Moment sein mag - sie spiegelt leider auch die von uns häufig beobachtete Realität wider. Bevor wir uns aber mit der Analyse beschäftigen, sei zunächst der generelle Hinweis erlaubt, dass wir bei esentri nicht der Meinung sind, dass die IT die Geschäftsprozesse kontrollieren oder gar definieren sollte. Der Ausdruck "...zwei Drittel der Geschäftsprozesse...werden nicht mehr von der IT kontrolliert" ist unserer Meinung nach irreführend und wenig hilfreich. Dennoch soll dieser Blog-Eintrag Start einer Serie sein, in der wir dem Phänomen der verborgenen Geschäftsprozesse auf den Grund gehen und aufzeigen, wie sich Unternehmen aus diesem Dilemma schrittweise befreien können und wie die IT dabei helfen kann.

IT als Business Enabler

Wir bei esentri sehen die IT vor allem als Business Enabler, also als wichtigstes Instrument, um die Geschäftsprozesse im Unternehmen möglichst effizient zu gestalten und zentral zu steuern. Dabei sollten Berater sich nach unserem Verständnis primär um die technische Optimierung der Geschäftsprozesse kümmern, nicht jedoch ohne auch die fachlichen Fragestellungen des Kunden wirklich zu verstehen. Die IT kann den Fachbereichen nur dann wirklich helfen, wenn die entwickelten Lösungen die prozessualen Anforderungen auch wirklich abdecken.

IT Business Alignment als Erfolgsfaktor

Eine weiterer wichtiger Punkt für die erfolgreiche Abbildung von Geschäftsprozessen durch die IT ist ein durchdachtes IT Business Alignment, das vom gesamten Unternehmen auch gelebt wird. Strategische Ziele auf Management-Ebene werden prozesssual auf technische Architekturen gemappt und genauso, wie sich die Geschäftsprozesse im Unternehmen neuen Anforderungen anpassen müssen, muss ein Change Management in der IT die notwendigen Veränderungen begleiten. Dies scheint jedoch oft nicht wirklich zu funktionieren. Damit Business Process Management aber funktioniert ist es unerlässlich, dass ein permanenter Abgleich der Geschäftsziele mit der IT erfolgt und beide Welten in der Entscheidungsfindung berücksichtigt werden.

These: IT ist zu unbeweglich und zu langsam

Allzu häufig - und so auch in der vorliegenden Studie - wird vor allem die Behäbigkeit und fehlende Agilität der IT als Hauptgrund für alternative Lösungen identifiziert. Sätze wie "Die IT braucht zu lange..." - "Bis die das wieder hingekriegt haben..." kennt wohl jeder Berater aus dem Alltag. Und in der Tat - oft ist es gar nicht möglich in kürzester Zeit komplexe IT-Lanschaften und gewachsene Anwendungen "mal kurz" auf die neuen Rahmenbedingungen und geänderten Prozesse anzupassen. In diesem Zusammenhang ist neben der reinen zeitlichen Komponente auch der Kostendruck ein wichtiger Faktor. Gerade historisch gewachsene Anwendungslandschaften lassen sich nur mit hohem Aufwand anpassen, was häufig dazu führt, dass selbst sinnvolle Änderungen an der Codebasis in der Praxis nicht durchgeführt werden und stattdessen alternative Lösungen gefunden werden.

Geschäftsprozesse mit Excel und E-Mails

Laut der Studie sind diese alternativen Lösungen vor allem im Bereich der Microsoft Office Lösungen zu finden. Ein Drittel der Geschäftsprozesse wird demnach mit Microsoft Excel und E-Mails abgewickelt, ein weiteres Drittel durch Microsoft Access Lösungen. Die Fachbereiche greifen also zur Unterstützung ihrer Prozesse zur Selbsthilfe und "entwickeln" schnelle Lösungen, die vor allem auf den Microsoft Office Produkten basieren. Dabei ist den Fachbereichen oft kein Vorwurf zu machen - schließlich versuchen sie für ihre Situation die beste Lösung zu finden und stehen häufig selbst massiv unter Druck Geschäftsprozesse auf neue Rahmenbedingungen anzupassen.

Quo vadis BPM und Oracle SOA?

Die Frage bleibt: wie soll das weiter gehen? Laut Studie ist kein Ende der "Abwärtsspirale" erkennbar und es wird erwartet, dass der Einsatz von Excel & Co. in Zukunft sogar noch zunehmen wird. Den Trugschluss, dass durch diese Entwicklung Unternehmen schneller, agiler und erfolgreicher sein werden, möchten wir in den nächsten Teilen dieser Serie anhand einiger Beispiele aus der Praxis widerlegen. Gleichzeitig gilt es aber auch aufzuzeigen, was die IT - in unserem Fall mit den Produkten von Oracle - ihrerseits tun kann, um sinnvolle Alternativen anzubieten und zu erörtern, ob unter den wirtschaftlichen Rahmenbedingungen überhaupt noch Platz für BPM in den Unternehmen ist.

Link zur Studie: http://www.softwareinitiative.de/news/aktuell/2011-05-19-ITKontrolle