Geschäftsprozesse richtig optimieren

Ein Kommentar zum Artikel in der Computerwoche "BPM chancenlos gegen manuelle Prozesse".

"Kosten sparen", "Prozesse verschlanken", "Komplexität reduzieren"  - das sind typische Themen, die gerade in wirtschaftlich schwierigen Zeiten immer gerne diskutiert werden. In der Tat: Unternehmen jeder Größe stehen aktuell vor der Herausforderung ihre Prozesse zu optimieren, um im globalen Wettbewerb bestehen zu können. Das US-Markforschungsinstitut Aberdeen hat weltweit über 200 Firmen zum Thema BPM (Business Process Management) befragt und festgestellt, dass die meisten Firmen die Potentiale der Geschäftsprozessoptimierung nicht nutzen - die Gründe hierfür sind vielfältig und leider zum Teil hausgemacht.

"Nach wie vor dominieren in Unternehmen manuelle und damit papiergebundene Prozess-Strukturen. Die Folgen sind ineffiziente Geschäftsabläufe und hohe Prozesskosten, die das Wachstum hemmen."

Dieses zentrale Ergebnis der Studie können wir leider nur unterstreichen. Es gibt wenige Unternehmen, die ihre Prozesse wirklich konsequent optimieren. Zumeist herrscht in den Abteilungen Herrschaftsdenken vor und was bisher prima funktioniert hat, muss sich ja zukünftig nicht unbedingt ändern. Manch eine Abteilung versteht sich gar prächtig darin, Prozesse zu verschleiern und Transparenz zu vermeiden, um so ihr Herrschaftswissen zu behalten. So wird der papiergebundene Prozesse - ohne Auswertungsmöglichkeit aber mit reichlich Medienbrüchen - gerne beibehalten: schließlich ist es für Außenstehende schwierig zu beurteilen, inwiefern der Prozess wirklich nur so ablaufen kann.
Andererseits ist die Aussage in der Computerwoche vielleicht auch ein wenig zu pauschal. Nur durch das Abschaffen von Papier und das Abbilden in einem System sind Prozesse nicht automatisch besser. Je nach technischer Lösung kann dieser Schuß sogar nach hinten losgehen. Wir bei esentri glauben viel eher daran, den Geschäftsprozess als solchen zu analysieren und im Rahmen der Optimierung echte Verbesserungspotentiale zu identifizieren. Das kann sein, dass man das Papier durch einen elektronischen Prozess ablöst, es könnte in manchen Fällen aber auch weitere Möglichkeiten geben. Im Rahmen der Prozessanalyse könnte sich bspw. herausstellen, dass das Formular durch einheitliche Datenhaltung zukünftig gar nicht mehr benötigt wird (oder im schlimmsten Fall nie benötigt wurde) und dadurch der Prozess optimiert werden kann.

"Diese (Best-in-Class-Firmen) konnten seit der Einführung von BPM ihre Prozesskosten innerhalb von 12 Monaten um 18 Prozent reduzieren. Zum Vergleich: Durchschnittsbetriebe (Average) schafften nur fünf Prozent. Bei den als Laggards bezeichneten Nachzüglern stiegen die Kosten im selben Zeitraum sogar um vier Prozent."

Firmen, die sich jedoch als Organisation zu einer klaren BPM Strategie bekennen, werden damit auf Sicht auch erfolgreich sein. Inwiefern die Zahlen tatsächlich in der Realität messbar sind, ist immer fraglich. Unzweifelhaft jedoch ist, dass sich Projekte, bei denen die Geschäftsprozesse analysiert und hinterfragt werden zwar schwierig, bei erfolgreicher Abwicklung jedoch auch äußerst lohnenswert sind. Allein, dass gewachsene Strukturen in Frage gestellt werden, etablierte Prozesse unter neuen Gesichtspunkten beleuchtet werden und neue Ideen ernst genommen werden, führt oft zu signifikanten Verbesserungen im Prozess. Wenn es dann noch gelingt eine passende IT-Lösung zu entwickeln, stellen sich die spürbaren Einsparungen automatisch ein.

"BPM ist mehr als IT"

Doch Vorsicht! BPM ist in der Tat mehr als IT. Viele Firmen machen auch unserer Meinung nach den Fehler BPM mit teuren IT-Lösungen gleichzusetzen. Dies ist definitiv zu kurz gegriffen! Erfolgreiches BPM basiert auf hoher Akzeptanz in den Fachbereichen und lässt sich nicht ohne deren Unterstützung umsetzen. Nur ein neues Tool, ein neues System löst die Probleme nicht. "A fool with a tool is still a fool" tut insbesondere den engagierten Mitarbeitern unrecht, behält jedoch seine Aussagekraft, wenn es um neue IT-Systeme geht. Im Vordergrund erfolgreicher BPM Projekte sollte daher immer der Prozess stehen und nicht die IT. Genausowenig wie die IT allein am Scheitern eines Projektes Schuld trägt, ist sie der Heilsbringer für den Erfolg. Bei esentri empfehlen wir immer beide "Welten" zu betrachten und in Einklang zu bringen - nur so lassen sich nachhaltig messbare Effekte erzielen.

In Summe steht und fällt erfolgreiches BPM mit der Unternehmenskultur. Oft überwiegen Ängste vor Arbeitsplatzabbau und Veränderung gegenüber den Chancen, die sich auch für Mitarbeiter ergeben. Um wettbewerbsfähig zu bleiben ist es unerlässlich, dass Unternehmen ihre Prozesse kontinuierlich in Frage stellen. Firmen, die das im Rahmen der Unternehmenskultur verinnerlicht haben, sind in der Natur der Sache auch erfolgreicher. Nicht immer bedeutet dabei eine prozessuale Verbesserung auch den Abbau von Arbeitsplätzen - das identifizierte Potential kann durchaus auch für nachhaltiges Wachstum oder eine erhöhte Kundenzufriedenheit verwendet werden.

Veröffentlicht von Robert Szilinski am 11. Mai 2010 in Business Processes, Projekte, SOA Permalink